Email overstap service
Voor duidelijkheid hoe wij jou mail overzetten van je huidige provider naar mij.
Hoe we jouw mail veilig verhuizen
Wil je overstappen naar een nieuwe mailhosting zonder dat je e-mails kwijtraakt of lang offline bent? Onze e-mail overstapservice zorgt ervoor dat jouw complete mailbox(en) snel en zorgvuldig worden gemigreerd van je huidige provider naar onze servers. Hieronder lees je hoe wij te werk gaan en waarom je met een gerust hart de verhuizing aan ons kunt overlaten.
In 3 stappen zetten we je mail over
Mail alvast verhuizen
Je levert ons de inloggegevens van je huidige mailbox(en). Vervolgens starten wij alvast een eerste migratie op de achtergrond. Dit houdt in dat we alle bestaande e-mails kopiëren naar jouw nieuwe mailbox bij ons. Jij kunt in de tussentijd gewoon blijven mailen bij je oude provider hier merk je nog niets van, het is een voorbereiding.
DNS-aanpassing optimaliseren
Om de daadwerkelijke overstap straks soepel te laten verlopen, verlagen we de TTL (vernieuwtijd) van je DNS-records naar 1 minuut. Dit is een technisch detail, maar het zorgt ervoor dat, wanneer we zometeen de “schakelaar omzetten” naar de nieuwe mailserver, de wijziging zich razendsnel over het internet verspreidt. Zo blijft de downtime minimaal.
Overschakelen op het juiste moment
In overleg plannen we het beste moment voor de definitieve switch. Bijvoorbeeld aan het einde van een werkdag of in het weekend wat voor jou prettig is. Op dat moment passen we de DNS-records aan naar onze mailserver. Je krijgt van ons de nieuwe mailinstellingen (voor bijv. Outlook, telefoon, etc.). Vanaf dat moment komt nieuwe e-mail binnen op de nieuwe mailbox. We draaien nu een tweede synchronisatie: alle mails die eventueel tussen stap 1 en nu nog binnenkwamen op je oude mailbox, worden alsnog naar de nieuwe overgezet. Hiermee is de verhuizing voltooid!
Kort samengevat: we kopiëren eerst alles, dan schakelen we om, en kopiëren als laatst nog even de allerlaatste mails over. Zo gaat er écht niets verloren.)
We verhuizen je mail als volgt.
We maken gebruik van geavanceerde tools om de migratie betrouwbaar uit te voeren. Een belangrijke tool is IMAPSync, een gespecialiseerd programma om e-mails van de ene server naar de andere te kopiëren. Hiermee kunnen we:
Veilig in batch werken
We draaien de migratie in een afgesloten omgeving (Docker container) op onze eigen servers. Jouw e-mails worden niet via derden geleid, maar gaan direct van de oude naar de nieuwe server.
Parallel meerdere mailboxen migreren
Heb je meerdere mailboxen (bijvoorbeeld voor verschillende medewerkers)? Wij kunnen ze gelijktijdig overzetten. Dat bespaart tijd en iedereen is vlot over.
Dubbele checks
We kunnenhet synchroniseren twee keer draaien zonder dubbele mails te creëren. Dat is precies wat we benutten in stap 1 en 3 van het plan: de tweede run checkt gewoon “wat is er nieuw?” en kopieert alleen dat. Zo hebben we een ingebouwde zekerheid dat niets ontbreekt.
Veelgestelde vragen – E-mail overstapservice
Hoelang duurt het overstappen naar jullie mailhosting?
Meestal is de volledige overstap binnen één werkdag geregeld. We kunnen dit zo snel omdat we veel voorbereiden en automatiseren. Jij bent in principe nauwelijks offline soms voelt het alsof het meteen werkt. Mochten er uitzonderingen zijn (bijvoorbeeld extreem veel data of een exotische oude provider), dan laten we dat vooraf weten, maar 1 dag is de norm.
Kan ik tijdens de migratie gewoon blijven mailen?
Ja, absoluut. Tijdens de overgang kun je gewoon e-mail blijven versturen en ontvangen via je oude provider. Pas op het afgesproken overschakelmoment ga je de nieuwe instellingen gebruiken. Omdat we twee keer synchroniseren, wordt ook mail die tijdens de migratie binnenkwam, uiteindelijk meegenomen naar de nieuwe mailbox. Je mist geen enkel bericht.
Kan ik overstappen vanaf Gmail, Outlook.com, Office 365 of andere diensten?
Ja, we ondersteunen migraties vanaf vrijwel iedere e-maildienst. Of je nu je mail host bij Gmail/Google Workspace, Outlook.com/Hotmail, Microsoft 365/Exchange of een andere hostingpartij als we toegang hebben tot het account, dan kunnen we de e-mails overzetten.
Raak ik mijn oude e-mails kwijt tijdens de overstap?
Nee. Het behoud van al je bestaande e-mails is voor ons topprioriteit. We kopiëren al je oude berichten en mappen één-op-één naar de nieuwe server. Niets wordt verwijderd bij de oude provider, dus er is altijd een backup. Na de overstap heb je al je e-mails nog, alleen zitten ze nu veilig bij ons. Geen dataverlies dus.
Wat kost de e-mail overstapservice?
Onze overstapservice is gratis als je overstapt naar onze mailhosting. Het maakt deel uit van onze service voor nieuwe klanten. Je betaalt alleen voor het gekozen mailhostingpakket zelf (bij jaarlijkse betaling is migratie gratis inbegrepen). Kies je voor een maandelijks abonnement en wil je toch dat wij alles overzetten? Dat kan tegen een eenmalige vergoeding, maar in de praktijk kiezen de meeste bedrijven voor het jaarpakket waarbij we dit kosteloos doen. Transparant en eerlijk.
Kan ik met meerdere mailboxen tegelijk overstappen?
Ja, we kunnen meerdere mailboxen binnen hetzelfde domein in één migratieactie meenemen. Ideaal voor teams of kleine bedrijven die met het hele bedrijf willen overstappen. Iedereen gaat dan in één keer over, wel zo handig. We stemmen van tevoren af welke accounts er zijn en zorgen dat ze allemaal netjes worden verhuisd.
Klaar om je mail zorgeloos te verhuizen?
Onze e-mail overstapservice neemt al het werk bij je uit handen. Wil je je mail laten overzetten? Neem dan contact met ons op door te drukken op de knop of telefonisch. We maken samen alle benodigdheden in orde en plannen de overstap op een moment dat jou uitkomt. Binnen de kortste keren werk jij via je nieuwe mailomgeving zonder zorgen en zonder verlies van e-mails!